Comienza con la evidencia
Compruebe si el cliente proporcionó una referencia de pedido o proyecto y dónde espera que aparezca. Preserve la referencia exactamente, incluyendo ceros líderes, en lugar de convertirla en un número ordinario.
Trabajar a través del ejemplo
Un pedido denominado PO-00428 debe seguir siendo PO-00428 en el proyecto. Combinarlo con el cliente, el alcance y la moneda es un cheque más fuerte que encontrar la misma secuencia de dígitos en un correo electrónico no relacionado.
Deje el siguiente paso claro
Grabar quién confirmó la referencia y mantener el orden con el material fuente. Si el cliente lo cambia, mantenga la explicación. No cree un número de pedido sólo para llenar una caja vacía en una plantilla.
Mantener el contexto fuente
Trate un borrador de factura como una descripción de un evento de negocios acordado. Mantener el acuerdo fuente cerca y distinguir la preparación del documento de aprobación, envío y recepción del pago. Estos son pasos separados incluso cuando suceden juntos.